Överdriv inte publiceringen. Facebook har ändrat sina regler för att minska effekten av företag som spammar ner flödet. Det innebär att har man för många inlägg per dag så får man ingen spridning på sina inlägg. Max 1-2 inlägg per dag och minst två inlägg per vecka. Det är bättre med färre inlägg som är ordentligt genomarbetade än fler som kanske inte håller samma kvalité.

I Facebook skapar du som företag en sida eller grupp. För att skapa en grupp eller företagssida måste du ha ett eget Facebook konto.

Facebook godkänner inte att en individ har flera konto, dvs. du kan inte ha ett konto i din professionella roll och ett som privatperson. Från ditt privata Facebook konto administrera du sidor och grupper som du använder i din professionella roll. De som interagerar med sidorna du administrerar ser inte ditt privata konto. Däremot om du skapar en grupp så postar du inlägg i gruppen med ditt privata konto och personerna i gruppen kan se din profilbild och ditt konto. Tänk därför på att justera privacy/säkerhets-inställningarna på ditt Facebook konto så att du endast har information publikt som du kan tänka dig dela med alla. Läs här hur du ställer in dina privacy/säkerhetsinställningar.

Företagssida

En företagssida är en öppen sida där alla kan gå in och titta. Om personen ”gillar” sidan kommer den få upp dina inlägg i sitt flöde och kommer på så sätt följa sidan och kan på ett enkelt sätt interagera med sidans inlägg. En företagssida är bäst lämpad för verksamheter, olika satsningar eller liknande. Läs mer om hur du gör.

På Facebook kan du också välja mellan att bara låta användarna kommentera det du själv publicerar, eller också låta dem skapa helt egna inlägg. Det senare betyder att vem som helst kan skriva på Facebooksidan. Det kan kräva mer tid av er då alla inlägg som publiceras på Malmö stads sociala mediakonto är allmän handling, oavsett vem som publicerar. Malmö stad är ansvarig för alla inlägg. Men tänk på att det kan skicka en signal om att du egentligen inte är intresserad av dialog om du väljer att stänga ner möjligheten till inlägg.

Du kan också ställa in så att du som administratör måste godkänna alla inlägg innan de publiceras öppet på sidan. Men även detta kan signalera att du egentligen inte är intresserad av dialog och öppenhet. Så fundera gärna igenom hur du vill arbeta med din Facebooksida och hur du vill att dina följare ska uppfatta dig.

Du ställer in ovan under ”Inställningar” -> ”Inlägg från besökare” på din företagssida.

Under ”Inställningar” finns även något som heter ”Sidmoderering” där du kan skriva in ord som inte är tillåtna att publiceras på din sida. Det kan vara bra ibland för att förhindra kränkande inlägg till exempel.

Facebookgrupp

Det finns både öppna och slutna Facebookgrupper. En sluten grupp är en sluten diskussionsgrupp där personer måste skicka en förfrågan om att få vara med och du som administratör måste godkänna. Detta är en bra lösning för t.ex. lärare som vill ha kontakt med sina elever. Läs mer om hur du gör.

Om du skapar en Facebookgrupp administrerar du denna via ditt privata Facebookkonto, och din privata profilbild kommer att synas på alla dina inlägg. Det kan därför vara bra att se över sina sekretessinställningar på sitt privata Facebookkonto.

Administrerar du en Facebookgrupp i tjänsten så är du alltid aktiv i gruppen i rollen som tjänsteperson och agerar som representant för Malmö stad. Det ska tydligt framgå i gruppens beskrivning vad syftet är med gruppen och att det är en del av Malmö stad. Malmö stads logga bör även finnas med i bakgrundsbilden för gruppen.

Om Facebookgruppen innehåller representanter från Malmö stad samt medborgare, t.ex. en lärare som startat en Facebookgrupp för sina elever, så är det viktigt att tänka på att alla inlägg i gruppen är allmänna handlingar.

Det går såklart också att starta en Facebookgrupp som ett internt forum för medarbetare. Om gruppens medlemmar är tjänstepersoner från flera olika förvaltningar/nämnder så är alla inlägg i gruppen allmänna handlingar.

Tänk på att om du ska interagera med dina elever eller brukare så gör detta fördelaktigt genom att skapa en grupp eller en sida. Att bli vän med dem via sitt vanliga Facebook konto kan jämföras med att dela ut sitt privata hemnummer.

Här kan du läsa och lära mer om Facebook

Facebook – personlig profil vs. gilla-sida

Som verksamhet ska man ha en företagssida på Facebook, en så kallad gilla-sida. Man får inte har en personlig profil.

Varför får man inte ha en personlig profil som fritidsgård eller annan verksamhet på Facebook?

Facebook har en tydlig policy att alla personliga profilsidor ska vara kopplade till en faktisk individ och hens riktiga namn. Facebook har denna policy för att i så stor utsträckning som möjligt se till att Facebook är ett säkert nätverk, dvs. att det inte finns anonyma eller falska konto – personer som utger sig för att vara någon annan, och som kanske använder det för att trakassera andra.

Vill man kommunicera och finnas på Facebook utifrån en organisation så finns det gilla-sidor för detta ändamål. Ni må ha hur goda avsikter som helst med att använda en personlig profil istället för en gilla-sida för er verksamhet, men ni går emot Facebooks policy och kommer de på er så ändrar de automatiskt er personliga profil till en gilla-sida – och i värsta fall tar de bort er personliga profil helt. Och då måste ni be om tillåtelse från Facebook för att kunna starta en gilla-sida med samma namn som den profil de stängde ner. Som myndighet är det inte ok på något sätt att inte följa de policys och riktlinjer som de tjänster vi använder oss av har. Vi ska därför följa Facebooks policy i detta fall.

Men en gilla-sida uppfyller inte våra behov av kommunikation med vår målgrupp!

En gilla-sida fungerar på liknande sätt som en personlig profil. De stora skillnaderna är att en gilla-sida är helt öppen och att du som gilla-sida inte har samma möjligheter att kontakta andra personer på Facebook.

Om du har kommunikationsbehov som inte uppfylls av en gilla-sida – prata med din kommunikationsavdelning och se om ni kan hitta andra lösningar för att uppfylla detta behov. Att bryta mot rådande policy som myndighet är inte en acceptabel lösning på ett behov.

Då skapar jag en till egen profil som heter ”Kalle Karlsson fritidspedagog” och kommunicerar med ungdomarna via den!

Nej, det är emot Facebooks policy. Du är EN person, och kan inte ha en profil för din yrkesroll och en i din privata roll. Malmö stad vill inte vara vänner med någon på Facebook.

Utöver det faktum att vi som kommun och myndighet inte ska bryta mot rådande policy så finns det etiska aspekter som gör att Malmö stads verksamheter inte ska ha personliga profiler på Facebook.

I Malmö stad ska vi inte ha personliga profiler som organisation, och utifrån den profilen bli vänner med personer på Facebook. Om inte personerna har varit duktiga på att ställa in sina säkerhetsinställningar på Facebook får vi som organisation full inblick i det som de postar på sina Facebooksidor, alltså en stor del av deras privatliv. Det är inte säkert att personen har reflekterat över detta. Och har de det, så kanske de inte är bekväma med att verksamheten får den inblicken, men ser ingen annan möjlighet för det är så verksamheten byggt upp sin närvaro på Facebook.

Man ska inte behöva bli vän med en verksamhet i Malmö stad på Facebook för att kunna kommunicera med den verksamheten på Facebook.

Vi må anse oss ha hög etik och respekterar personernas integritet, och därför inte kommer titta på personernas profiler och inlägg bara för att vi har möjligheten till det. Vi vet detta. Men signalvärdet i att möjligheten finns är inte ok som myndighet. Facebook har byggt upp sin policy utifrån att organisationer och verksamheter inte ska ha möjlighet att ha den inblicken i individers liv på Facebook. Och Malmö stad håller med.

De personer som väljer att vara helt offentliga på Facebook och ha offentliga inlägg, dessa inlägg kommer du som gilla-sida kunna se. Men de inlägg som personer väljer att dela enbart med sina vänner kommer inte gilla-sidan kunna se.

Jag vill inte ha min privata Facebook-profil kopplad till gilla-sidan!

Sorry, då kan du inte ha en gilla-sida eller arbeta med Facebook i ditt yrke. Facebooks policy säger tydligt att det är så deras tjänst är uppbyggd och så det ska fungera.

Ingen som ser eller följer gilla-sidan kommer någonsin se din privata Facebook-profil

Ni som tillsammans administrerar gilla-sidan kommer att se vem som gjort vad på gilla-sidan (inlägg, kommentarer etc.), men ingen annan kommer göra det. Anledningen till att ni som administrerar sidan kan se vem som gjort vad är för att underlätta för er att följa upp arbetet på sidan och att det ska finnas ett tydligt ansvar för alla aktiviteter på gilla-sidan.

Åh så komplicerat! Kan vi inte bara fortsätta som innan, det fungerar ju så bra!

Jag förstår det. Men Malmö stad äger inte Facebook. De kanaler vi själv äger och styr över (malmo.se, KOMIN, Vårt Malmö, personalavin etc.) kan vi påverka och anpassa efter våra behov (dock är det många som ska komma överens, har synpunkter, viljor, önskningar…).

Men väljer vi att använda andra kanaler som någon annan äger och tillhandahåller gratis, där vår målgrupp finns, MÅSTE vi följa deras policy. Om policyn inte passar oss som individ eller verksamheten så får man helt enkelt välja bort den kanalen, i detta fallet t.ex. Facebook, och inte använda kanalen. Då får man hitta andra alternativ eller anpassa sig efter rådande policy.

Utdrag ur Facebooks terms – detta gäller

Så här ändrar du en profil till en gilla-sida

Blockera svordomar och obscena ord

På en företagssida på Facebook kan du ställa in så att inlägg som innehåller vissa ord på förhand blockeras och inte kan publiceras på din sida. Det kan t.ex. var svordomar och obscena ord. Det är ett bra sätt att motverka t.ex. kränkningar på din sida.

Tänk dock på att i ett öppet demokratiskt samhälle ska allmänheten, dvs. medborgarna, kunna uttrycka kritik mot offentliga myndigheter. Var inte allt för hård i vilka ord du blockerar på förhand, utan tillåt ett visst utrymme för kraftuttryck för upprörda medborgare att uttrycka kritik.

För att blockera ord på förhand, gå till Inställningar >> Allmänt >> Sidmoderering. Skriv in de ord du önskar blockera och tryck på Spara ändringar. Har du flera ord du vill lägga in, skilj dem åt med ett kommatecken.

Läs mer och få tips på vilka ord som kan vara bra att blockera

Facebooktävling

Att anordna tävlingar på Facebook kan vara ett bra sätt att hålla användarna aktiva och belöna engagerade användare. Men det finns ett par saker att tänka på.

Lagen

Tidigare var det förbjudet för företag och myndigheter att anordna lotterier där slumpen avgjorde vinnare över nätet. Lotterilagen ändrades första januari 2019 och nu behöver du inte längre ha tillstånd för att anordna ett lotteri i sociala medier.

Vår rekommendation är ändå att arrangera en tävling där det krävs en prestation från deltagaren. Vill du anordna en tävling så har Facebook egna regler för lotterier och tävlingar som måste följas.

Facebooks regler

• Tävlingen kan arrangeras på själva Facebook-sidan, i en separat Facebookapp eller en separat webbsida.
• Det går bra att använda likes som en form av röstningsfunktion, både på din vägg och i en applikation.
• Det måste finnas ett tävlingsmoment med.
• Du måste förklara att tävlingen inte har något med Facebook att göra
• Tävlingssvar får inte skickas in i det vanliga kommentarsfältet
• Du får inte uppmana eller kräva att användarna delar eller sprider till sin egen sida/vägg eller till sina vänner för att delta i tävlingen.

Du får alltså inte skapa tävlingar som går ut på att DELA OCH GILLA, men det går bra att ha gilla-funktionen som en röstningsfunktion.

Sidor som arrangerar tävlingar som strider mot Facebooks regler och villkor kan komma att stängas ner per automatik av Facebook.

Under Promotions kan du läsa om Facebooks tävlingsregler.